Mười một giờ đêm. Chủ homestay vừa ngả lưng thì Zalo kêu. Khách nhắn: "Em tới cửa rồi, mật khẩu là gì ạ?" Chủ bật dậy, mở ứng dụng ngân hàng, kéo một lượt tin nhắn tiền về. Có mấy khoản gần giống nhau, không rõ khoản nào của khách này. Khách đứng chờ ngoài cửa. Chủ ngồi trong phòng ngủ dò sao kê.
Sáng hôm sau lại là chuyện khác. Khách trả phòng lúc nào không ai biết. Cộng tác viên dọn phòng hỏi "phòng nào xong rồi chị?". Khách mới thì sắp tới.
Vậy vấn đề thực sự là gì? Homestay ít người, nhưng mỗi bước lại cần một người ngồi canh: canh tiền về, canh gửi mật khẩu, canh giờ trả, canh việc dọn. Bài này gọi chung chúng là "việc canh". Phần mềm quản lý homestay tốt là phần mềm nhận lại các việc canh đó, để bạn ngủ được.
Trả lời nhanh: Một homestay vận hành không lễ tân cần phần mềm làm được sáu việc nối nhau: giữ phòng và hiện mã QR, tự xác nhận khi tiền về, tự sinh mã cửa, nhắc khai báo lưu trú, tự chuyển trạng thái nhận và trả phòng, tự tạo việc dọn. Chủ ở xa theo dõi qua Telegram và Sổ quỹ. Muốn tự xác nhận tiền, bạn cần cổng thanh toán có báo tiền về tự động. Muốn mã cửa tự nạp, bạn cần khoá TTLock.
Bước một: giữ phòng và hiện mã QR
Khách chốt phòng qua Zalo. Thay vì nhắn số tài khoản rồi chờ ảnh chụp, nhân viên nhập khách, phòng, giờ và bấm nút "Giữ phòng & hiện QR".
Đơn vào trạng thái Tạm giữ. Khách phải trả đủ toàn bộ tiền phòng. Màn hình hiện mã QR gắn đúng mã đặt phòng, kèm đồng hồ đếm ngược 30 phút. Nội dung chuyển khoản chính là mã đặt phòng, nên không ai phải đoán khoản tiền nào của ai.
Bài cách giữ phòng chờ chuyển khoản và tự huỷ khi quá hạn nói kỹ hơn về luật giữ phòng này.
Bước hai: tiền về, đơn tự xác nhận
Trong lúc khách chuyển tiền, màn QR tự hỏi máy chủ mỗi 3 giây. Tiền về đủ là đơn tự chuyển sang Đã xác nhận. Không ai phải mở ứng dụng ngân hàng, không ai phải nhắn lại "đã nhận tiền nhé".
Nếu quá 30 phút mà chưa đủ tiền, đơn tự huỷ và phòng về trống. Phần mềm quét mỗi 5 phút một lần để dọn các đơn giữ quá hạn. Phòng không bị "treo" vì một khách hứa chuyển rồi quên.
Có một điều phải nói rõ. Tự xác nhận chỉ đúng khi bạn dùng cổng thanh toán có báo tiền về tự động. Nếu bạn chỉ dùng mã QR chuyển khoản thông thường của ngân hàng, lễ tân vẫn phải xác nhận tay. Còn nếu nhà bạn vẫn muốn thu tiền mặt, chỉ cần tắt công tắc chỉ nhận qua cổng trong phần Cài đặt.
Bước ba: mã cửa 6 số tự sinh
Mỗi đặt phòng được cấp một mã 6 số ngẫu nhiên ngay lúc tạo đơn. Mã này vừa là mã nhận phòng, vừa là mật khẩu cửa. Mã có hiệu lực từ trước giờ nhận phòng 5 phút. Cách làm này được giải thích trong bài dùng mã nhận phòng làm mật khẩu cửa.
Nếu nhà bạn dùng khoá TTLock có kết nối mạng, mã được nạp thẳng lên khoá. Khách gia hạn thì mã tự nới thời gian. Đổi phòng thì mã chuyển theo. Trả phòng hay huỷ thì mã bị thu hồi. Khoá TTLock không kết nối mạng thì khoá sinh mã theo khung giờ. Muốn biết cần chuẩn bị gì, đọc thêm bài nối khoá TTLock với phần mềm.
Ngay sau khi tạo đơn, tin nhắn nhận phòng hiện sẵn: địa chỉ, định vị, mật khẩu cửa, mật khẩu Wi-Fi của đúng phòng đó. Nhân viên sửa vài chữ rồi gửi Zalo hoặc Facebook trong một chạm.
Nếu bật thêm trang riêng cho khách, mã cửa chỉ hiện trên trang đó khi khách đã thanh toán đủ. Đây là phần bật thêm, không nằm sẵn trong gói.
Bước bốn: khai báo lưu trú không phải gõ lại
Không có lễ tân thì ai khai báo lưu trú? Đây là chỗ nhiều chủ homestay lo nhất.
Phần mềm coi mỗi khách là một dòng khai báo riêng, kể cả người đi cùng. Nhân viên quét căn cước để tự điền họ tên, số giấy tờ, ngày sinh. Việc đọc ảnh làm ngay trên máy, không gửi ảnh ra ngoài. Tới giờ nhận phòng mà còn thiếu căn cước thì phần mềm nhắc. Cuối ngày bạn xuất file Excel đúng mẫu của Bộ Công an.
Nếu dùng trang riêng cho khách, khách có thể tự khai trước khi đến. Bạn còn có thể đặt luật: khai báo xong mới hiện mã cửa.
Bước năm: tự nhận phòng, tự trả phòng
Tới giờ nhận, đơn đã xác nhận tự chuyển sang Đang ở. Tới giờ trả, đơn tự trả phòng. Khách còn thiếu tiền thì phần mềm ghi công nợ để thu sau. Hai chiều này bật tắt riêng, nhà nào muốn giữ bước nhận phòng bằng tay vẫn được.
Khách muốn ở thêm thì sao? Gia hạn giờ trả được tính như một đơn riêng. Nếu giờ gia hạn đụng khách sau, phần mềm chặn lại. Gia hạn xong, mã cửa trên khoá TTLock tự nới theo.
Bước sáu: việc dọn phòng tự lên
Đây là việc canh hay bị quên nhất. Khách trả phòng mà không ai báo, phòng chưa dọn thì khách mới đã tới.
Khi lên đơn, lịch dọn phòng tự tạo: kiểm phòng trước giờ khách tới, dọn phòng theo giờ trả. Huỷ đơn thì lịch dọn tự xoá. Đổi phòng hay gia hạn thì lịch dọn tự dời theo. Buồng phòng hoặc cộng tác viên nhận việc trên điện thoại, dọn xong bấm báo.
Chủ ở xa: Telegram báo từng bước, Sổ quỹ giữ từng đồng
Sáu bước trên chạy rồi, chủ vẫn cần biết chuyện gì đang xảy ra. Phần mềm gửi về Telegram hàng chục sự kiện: đặt phòng mới, tiền về, khách nhận phòng, gia hạn, huỷ, dọn phòng xong, phiếu chi mới, ca đóng lệch quỹ, tồn kho thấp, công nợ quá hạn, báo cáo doanh thu mỗi sáng.
Cài đặt khá đơn giản. Bạn dán mã bot và mã nhóm chat, bấm "Gửi thử", rồi tick những việc muốn được báo. Có công tắc tổng để tắt hết khi cần. Có chia nhóm để mỗi người chỉ nhận đúng việc của mình. Danh sách gợi ý có trong bài nên bật những thông báo Telegram nào. Ứng dụng chủ nhà trên điện thoại cũng nhận thông báo song song.
Phần tiền thì nằm trong Sổ quỹ. Mọi khoản thu chi, nhỏ đến mấy, đều có phiếu. Tiền về từ cổng thanh toán tự vào sổ. Chi tiền thì phải chụp chứng từ, bấm vào là xem lại ảnh. Sổ lọc được theo ca và theo cơ sở.
Việc canh: làm tay và giao cho phần mềm
Bảng dưới gom lại các việc canh của một lượt khách. Cột giữa là cách nhiều homestay đang làm. Cột phải là việc phần mềm nhận lại.
| Việc canh | Làm tay | Giao cho phần mềm |
|---|---|---|
| Xác nhận tiền chuyển khoản | Chủ dò tin nhắn ngân hàng | Tự xác nhận khi dùng cổng có báo tiền về |
| Nhả phòng khi khách không chuyển | Nhắn hỏi, chờ, rồi tự xoá | Quá 30 phút tự huỷ, phòng về trống |
| Gửi mật khẩu cửa | Gõ tin nhắn cho từng khách | Tin nhắn soạn sẵn, gửi một chạm |
| Đổi mã khi gia hạn, trả phòng | Ra tận khoá hoặc mở ứng dụng khoá | Mã tự nới, tự thu hồi trên TTLock |
| Khai báo lưu trú | Gõ lại từ ảnh chụp căn cước | Quét tự điền, xuất Excel đúng mẫu |
| Chuyển trạng thái nhận, trả phòng | Phải có người trực | Tự chuyển khi tới giờ |
| Báo dọn phòng | Gọi hoặc nhắn cộng tác viên | Việc dọn tự lên theo giờ trả |
| Biết tình hình khi đi vắng | Gọi điện hỏi | Telegram và ứng dụng chủ nhà báo về |
Cần chuẩn bị gì trước khi chuyển
Phần mềm chỉ nhận được việc canh khi các thứ xung quanh đã sẵn. Trước buổi cài đặt, bạn nên chuẩn bị:
- Khoá cửa: khoá TTLock có kết nối mạng để mã nạp từ xa. Khoá mã số thông thường vẫn dùng được, nhưng nhân viên phải đặt mã lên khoá bằng tay.
- Cổng thanh toán: chọn một cổng có báo tiền về tự động nếu muốn tự xác nhận. Mỗi cơ sở có thể dùng tài khoản ngân hàng riêng.
- Bảng giá giờ: viết ra luật tính tiền đang dùng, kèm vài ví dụ tính thật để đối chiếu sau khi nhập.
- Danh sách phòng và mẫu tin nhắn: địa chỉ, định vị, mật khẩu Wi-Fi từng phòng.
- Telegram: tạo nhóm chat cho những người cần nhận báo.
- Khai báo lưu trú: tài khoản cổng khai báo của từng cơ sở.
Với phần mềm homestay tự nhận phòng của Khachsanso, việc cài đặt xong trong 1 ngày. Bản riêng được khởi tạo, nhập phòng và bảng giá, đào tạo nhân viên rồi chạy thật ngay trong ngày đó. Gói tiêu chuẩn dành cho homestay tối đa 25 phòng. Bạn có thể xem các gói phần mềm đang công khai để so trước.
Để phần mềm canh, bạn lo phần khách
Homestay không lễ tân không có nghĩa là không ai làm việc. Nó có nghĩa là các việc canh được giao cho phần mềm, còn bạn lo những việc chỉ con người làm được: trả lời khách, giữ phòng sạch, nghĩ cách bán tốt hơn.
Nếu muốn tự bấm thử trước, bạn có thể vào bản trình diễn trực tuyến trên điện thoại.
Muốn xem một lượt khách chạy trên đúng giá phòng nhà mình? Nhắn Zalo 0346 888 110, gửi kèm số phòng và bảng giá theo giờ. Đội Khachsanso sẽ dựng bản trình diễn riêng để bạn xem thử nhé.