Chín giờ tối thứ Bảy. Lễ tân gọi cho chủ: phòng tầng hai có hai khách cùng đến, cả hai đều đã chuyển cọc. Một người đặt qua Zalo, ca sáng ghi vào sổ. Người kia gọi điện, ca chiều ghi vào Excel. Không ai cố tình sai. Chỉ là cuốn sổ và file Excel không biết nhau.
Sáng Chủ nhật, chủ ngồi cộng tiền. Sổ ghi một con số, két đếm ra con số khác. Ca sáng bảo ca tối thu thiếu, ca tối bảo đã ghi đủ. Cuối cùng chủ bù vào cho xong.
Vậy vấn đề thực sự là gì? Không phải nhân viên ẩu. Mà là mỗi việc nằm một nơi: phòng trong sổ, tiền mặt trong két, chuyển khoản trong điện thoại chủ, giấy tờ khách trong ảnh Zalo. Bài này gọi cách làm ngược lại là "một việc, một chỗ ghi". Phần mềm đáng mua là phần mềm làm được điều đó.
Trả lời nhanh: Trước khi mua phần mềm cho khách sạn mini hay nhà nghỉ, hãy xét 8 việc: chặn trùng phòng, tính đúng giá giờ, tự khớp chuyển khoản, sổ quỹ theo ca, khai báo lưu trú, dùng trên điện thoại, dữ liệu riêng, cài đặt và chi phí rõ ràng. Xem trình diễn bằng chính bảng giá nhà bạn thì mới biết có hợp không.
Nếu chưa quen khái niệm này, bạn có thể đọc trước bài phần mềm quản lý khách sạn giúp khách sạn nhỏ được gì.
Tiêu chí 1: Sơ đồ phòng và lịch đặt phòng có chặn trùng không
Trùng phòng là lỗi đắt nhất: khách đến cửa, bạn phải xin lỗi, giảm giá. Sổ tay không bao giờ báo khi bạn ghi đè.
Phần mềm cần sơ đồ phòng theo tầng, mỗi phòng đổi màu theo trạng thái: trống sạch, đang ở, sắp đến, sắp trả, cần dọn. Lịch đặt phòng theo giờ phải khoá ô đã có khách.
Câu nên hỏi: "Anh chị thử đặt chồng lên một khách đã có cho tôi xem." Nếu họ chỉ nói mà không làm thử được, hãy cẩn thận.
Tiêu chí 2: Bảng giá theo giờ, theo đêm, cuối tuần có tính đúng luật nhà bạn
Nhà nghỉ hay bán theo giờ. Khách ở lố một chút thì tính sao? Ở giữa hai mức giờ thì tính mức nào? Mỗi nhà một luật, thường chỉ nằm trong đầu lễ tân lâu năm hoặc trong file Excel chủ tự làm.
Phần mềm cần cho đặt nhiều mức giờ, giá đêm, giá hai ngày một đêm, giá giờ thêm, có giá cuối tuần riêng và gán riêng từng phòng. Xem thêm quy trình nhận khách thuê phòng theo giờ để biết chỗ hay tính sai.
Câu nên hỏi: "Gia hạn giờ trả có báo nếu trùng khách sau không?" Mang theo vài phiếu tính tiền thật, nhờ họ nhập thử xem có ra đúng từng đồng không.
Tiêu chí 3: Thu tiền chuyển khoản tự khớp hay vẫn dò tin nhắn
Khách gửi ảnh chuyển khoản, lễ tân chuyển ảnh cho chủ, chủ mở ngân hàng dò từng dòng. Mất thời gian, mà ảnh chụp còn có thể bị sửa.
Cách gọn hơn: mỗi đặt phòng có mã QR riêng, nội dung chuyển khoản là mã đặt phòng, tiền về là khớp đúng đơn. Nhưng lưu ý: tự xác nhận chỉ chạy khi bạn dùng cổng thanh toán có báo tiền về tự động. Dùng mã QR chuyển khoản thông thường thì lễ tân vẫn phải xác nhận tay.
Câu nên hỏi: "Phần mềm nối với cổng nào? Tiền về thì đơn tự đổi trạng thái hay phải bấm tay?"
Tiêu chí 4: Sổ quỹ và giao ca: tiền lệch thì truy được về đâu
Lệch tiền cuối ca gần như nhà nào cũng gặp. Cái khó không phải số tiền, mà là không biết lệch ở khoản nào, ai thu, lúc nào.
Phần mềm cần sổ quỹ có phiếu thu, phiếu chi, lọc theo ca. Tiền về qua cổng nên tự vào sổ. Phiếu chi nên bắt chụp chứng từ. Bài đối soát tiền về bằng sổ quỹ giải thích kỹ hơn.
Câu nên hỏi: "Ai được xoá phiếu thu? Đóng ca lệch quỹ thì ai được báo?"
Tiêu chí 5: Khai báo lưu trú và giấy tờ khách
Gõ tay họ tên, số căn cước cho từng khách vừa chậm vừa dễ sai. Hay quên nhất là người đi cùng.
Phần mềm nên cho mỗi người một dòng khai báo, quét căn cước để tự điền, nhắc khi thiếu giấy tờ, và xuất file đúng mẫu cơ quan công an yêu cầu.
Câu nên hỏi: "Ảnh căn cước có bị gửi ra ngoài không? File xuất theo mẫu nào?"
Tiêu chí 6: Dùng được trên điện thoại, chủ ở xa vẫn nắm
Chủ khách sạn nhỏ hiếm khi ngồi yên ở quầy. Mỗi lần muốn biết tình hình lại gọi về hỏi.
Phần mềm cần chạy trên điện thoại: lễ tân đặt phòng, buồng phòng nhận việc dọn, chủ xem doanh thu. Có thông báo khi có đặt mới, tiền về, lệch quỹ, và chọn được việc nào cần báo.
Câu nên hỏi: "Có phải tải từ kho ứng dụng không? Tắt bớt loại thông báo được không?"
Tiêu chí 7: Dữ liệu là của bạn: nhập từ Excel, sao lưu, xuất ra được
Nhiều chủ sợ mất dữ liệu cũ, hoặc dùng rồi bị "nhốt", không lấy dữ liệu ra được.
Hãy hỏi: phòng, bảng giá, khách cũ có nhập từ Excel được không; dữ liệu có sao lưu không; báo cáo có xuất Excel không.
Câu nên hỏi: "Dữ liệu của tôi nằm chung với nhà khác hay tách riêng?"
Tiêu chí 8: Cài đặt bao lâu, ai đào tạo, chi phí có rõ không
Lỗi hay gặp nhất là mua xong không ai dạy, nhân viên dùng vài hôm rồi quay về sổ. Lỗi thứ hai là phí phát sinh khi thêm phòng, thêm nhân viên.
Hãy chọn nơi đào tạo bằng tình huống thật của nhà mình và chạy thử đặt phòng thật trước khi bàn giao. Chi phí nên là một con số, ghi rõ giới hạn phòng. Nơi có bảng giá công khai thì bạn so dễ hơn. Ngân sách eo hẹp thì đọc bài phần mềm quản lý nhà nghỉ giá rẻ nên chọn loại nào.
Câu nên hỏi: "Cài đặt có phải dừng kinh doanh ngày nào không?"
Sổ tay, Excel và phần mềm: so theo từng việc
Bảng dưới cho thấy việc nào sổ tay bắt đầu quá sức.
| Việc | Sổ tay, Excel | Phần mềm quản lý |
|---|---|---|
| Biết phòng nào trống | Lật sổ hoặc hỏi lễ tân | Nhìn sơ đồ phòng theo màu |
| Chặn đặt trùng | Dựa vào trí nhớ người ghi | Ô đã có khách bị khoá |
| Tính tiền theo giờ | Mỗi lễ tân một kiểu | Theo bảng giá đã cài |
| Xác nhận chuyển khoản | Chủ dò tin nhắn ngân hàng | Tự khớp nếu dùng cổng có báo tiền về |
| Giao ca, đếm quỹ | Cộng tay, lệch khó truy | Sổ quỹ lọc theo ca |
| Khai báo lưu trú | Gõ lại từ ảnh chụp | Mỗi người một dòng, xuất file |
| Chủ xem từ xa | Gọi điện hỏi | Xem trên điện thoại |
| Báo dọn phòng | Gọi buồng phòng | Việc dọn tự lên theo giờ trả |
10 câu hỏi nên mang theo khi xem trình diễn
Câu nào nhà cung cấp không làm thử được ngay, bạn đánh dấu lại.
| STT | Câu hỏi | Bạn cần thấy gì |
|---|---|---|
| 1 | Đặt chồng lên khách đã có thì sao? | Phần mềm chặn hoặc báo trùng |
| 2 | Nhập thử bảng giá giờ nhà tôi được không? | Ra đúng từng đồng như phiếu cũ |
| 3 | Tiền về thì đơn tự đổi trạng thái không? | Nói rõ cần cổng thanh toán nào |
| 4 | Quá hạn giữ phòng chưa chuyển thì sao? | Phòng tự về trống |
| 5 | Đóng ca lệch quỹ thì ai biết? | Chủ được báo ngay |
| 6 | Ai được sửa, xoá phiếu thu chi? | Phân quyền theo vai trò |
| 7 | Khai báo người đi cùng thế nào? | Mỗi người một dòng riêng |
| 8 | Dùng trên điện thoại ra sao? | Làm thử ngay trên máy bạn |
| 9 | Dữ liệu cũ nhập vào, dữ liệu mới xuất ra thế nào? | Nhập và xuất được Excel |
| 10 | Cài mất bao lâu, có phí phát sinh không? | Một mốc thời gian, một con số rõ |
Khachsanso làm được gì trong 8 việc trên
Khachsanso là một lựa chọn bạn có thể đem 8 tiêu chí trên ra hỏi. Theo trang phần mềm quản lý nhà nghỉ, homestay của Khachsanso:
- Sơ đồ phòng theo tầng, thẻ phòng đổi màu theo trạng thái. Lịch theo giờ khoá ô đã có khách nên không trùng.
- Bảng giá nhiều mức giờ, giá đêm, có giá cuối tuần, gán riêng từng phòng.
- Nút giữ phòng hiện mã QR gắn mã đặt phòng, đếm ngược 30 phút, tự hỏi máy chủ mỗi 3 giây. Dùng cổng có báo tiền về tự động thì tiền về là đơn tự xác nhận. Quá hạn chưa đủ tiền thì tự huỷ.
- Sổ quỹ có phiếu chi kèm ảnh chứng từ, lọc theo ca. Ca đóng lệch quỹ thì Telegram báo chủ.
- Khai báo lưu trú từng người, xuất Excel đúng mẫu của Bộ Công an.
- Mỗi nhà một bản cài riêng, cài xong trong 1 ngày.
- Gói tiêu chuẩn tối đa 25 phòng.
Muốn tự bấm thử trước, bạn có thể mở bản trình diễn trên máy tính hoặc điện thoại.
Chọn phần mềm bằng bảng giá của chính nhà bạn
Đừng chọn vì danh sách tính năng dài nhất. Hãy chọn vì nó chạy đúng cách nhà bạn bán phòng. Nhớ nguyên tắc "một việc, một chỗ ghi": phòng, tiền, giấy tờ khách, việc dọn đều về một nơi.
Bạn muốn xem phần mềm chạy với đúng giá phòng nhà mình? Nhắn Zalo 0346 888 110, gửi kèm số phòng và bảng giá theo giờ. Đội Khachsanso sẽ dựng bản trình diễn riêng cho bạn xem thử nhé.