5 bước đơn giản để xác định chi phí thiết kế và thi công quán cafe

Mở quán cafe không chỉ đơn giản là tìm mặt bằng đẹp và có menu hấp dẫn, mà còn đòi hỏi một kế hoạch tài chính chi tiết để tránh các chi phí phát sinh không đáng có. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn 5 bước đơn giản để xác định chi phí thiết kế và thi công quán cafe, từ lên kế hoạch thiết kế đến tối ưu ngân sách, giúp bạn có sự chuẩn bị tốt nhất trước khi bắt đầu kinh doanh.

1. Tầm quan trọng của việc xác định chi phí thiết kế và thi công quán cafe

Xác định chi phí thiết kế và thi công quán cafe là bước quan trọng giúp chủ đầu tư kiểm soát ngân sách, tránh các khoản phát sinh không cần thiết. Một kế hoạch tài chính rõ ràng ngay từ đầu sẽ giúp bạn dự trù được mức chi phí cần thiết, từ đó đưa ra các quyết định phù hợp về phong cách thiết kế, vật liệu thi công và mức độ đầu tư vào nội thất. Nếu không tính toán cẩn thận, bạn có thể gặp tình trạng thiếu hụt ngân sách hoặc lãng phí vào những hạng mục không thực sự cần thiết.

Bên cạnh đó, việc xác định chi phí chính xác còn giúp tối ưu hiệu suất đầu tư. Một quán cafe không chỉ cần đẹp mắt mà còn phải đảm bảo tính thực tế và khả năng vận hành hiệu quả. Khi có kế hoạch tài chính rõ ràng, bạn sẽ dễ dàng cân đối giữa việc đầu tư vào thiết kế, thi công và các hạng mục khác như trang thiết bị, nguyên vật liệu, marketing… Điều này giúp quán hoạt động bền vững ngay từ những ngày đầu khai trương.

Ngoài ra, việc dự trù chi phí cũng giúp bạn lựa chọn được đơn vị thiết kế và thi công phù hợp. Mỗi công ty có một mức giá khác nhau tùy thuộc vào kinh nghiệm, phong cách và chất lượng dịch vụ. Khi đã xác định được ngân sách, bạn sẽ có cơ sở để đàm phán và tìm được đối tác đáp ứng đúng nhu cầu của mình mà không bị vượt quá mức chi phí mong muốn.

2. Bước 1: Xác định mô hình và quy mô quán cafe

Trước khi tính toán chi phí thiết kế và thi công, bạn cần xác định rõ mô hình và quy mô quán cafe mà mình muốn kinh doanh. Mỗi mô hình có cách vận hành và mức đầu tư khác nhau. Chẳng hạn, một quán cafe take away sẽ cần không gian nhỏ, tập trung vào quầy pha chế nhanh, trong khi cafe sân vườn lại đòi hỏi diện tích lớn, đầu tư nhiều vào cảnh quan và trang trí.

Bên cạnh mô hình kinh doanh, quy mô quán cafe cũng ảnh hưởng đáng kể đến tổng chi phí đầu tư. Quy mô quán cũng liên quan đến số lượng bàn ghế, khu vực pha chế, khu vực order và không gian dành cho khách. Càng nhiều khu vực cần bố trí, bạn càng phải cân nhắc ngân sách hợp lý để tối ưu không gian mà vẫn đảm bảo trải nghiệm khách hàng.

Quán cafe nhỏ (dưới 50m²)

• Chi phí thiết kế: 150.000 – 300.000 VNĐ/m² (khoảng 7 – 15 triệu VNĐ)
• Chi phí thi công: 4 – 8 triệu VNĐ/m² (khoảng 200 – 400 triệu VNĐ)
• Mô hình phù hợp: Cafe take away, cafe góc phố, quán cafe dành cho học sinh – sinh viên
• Đặc điểm: Không gian nhỏ gọn, tối ưu diện tích, nội thất đơn giản, tập trung vào khu vực pha chế và quầy order

Quán cafe tầm trung (50 – 100m²)

• Chi phí thiết kế: 200.000 – 400.000 VNĐ/m² (khoảng 10 – 40 triệu VNĐ)
• Chi phí thi công: 5 – 10 triệu VNĐ/m² (khoảng 250 – 1 tỷ VNĐ)
• Mô hình phù hợp: Cafe văn phòng, cafe theo phong cách vintage, industrial
• Đặc điểm: Không gian rộng rãi hơn, có nhiều khu vực bàn ghế, quầy bar, có thể đầu tư thêm vào trang trí, hệ thống ánh sáng và vật liệu nội thất cao cấp hơn

Quán cafe lớn (trên 100m²)

• Chi phí thiết kế: 250.000 – 500.000 VNĐ/m² (từ 25 triệu VNĐ trở lên)
• Chi phí thi công: 6 – 15 triệu VNĐ/m² (từ 600 triệu – 2 tỷ VNĐ)
• Mô hình phù hợp: Cafe sân vườn, cafe phong cách châu Âu, chuỗi cafe thương hiệu
• Đặc điểm: Không gian rộng, đầu tư vào cảnh quan, khu vực ngoài trời, nội thất cao cấp, hệ thống âm thanh, ánh sáng, máy pha cafe chuyên nghiệp

Việc xác định mô hình và quy mô quán cũng giúp bạn khoanh vùng nhóm khách hàng mục tiêu, từ đó có chiến lược thiết kế phù hợp. Nếu hướng đến giới trẻ, bạn có thể chọn phong cách hiện đại, tối giản với không gian check-in đẹp mắt. Nếu phục vụ dân văn phòng, quán nên có không gian yên tĩnh, thiết kế sang trọng và tiện nghi. Hiểu rõ định hướng ngay từ đầu sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí thiết kế, thi công và tránh phải điều chỉnh không cần thiết sau này.

3. Bước 2: Lên ý tưởng thiết kế quán cafe

Lên ý tưởng thiết kế là bước quan trọng giúp bạn định hướng rõ ràng về diện mạo quán cafe, đồng thời tối ưu chi phí thi công. 

Xác định phong cách thiết kế: Trước tiên, bạn cần xác định phong cách thiết kế phù hợp với mô hình kinh doanh và nhóm khách hàng mục tiêu. Một quán cafe có phong cách tối giản sẽ tiết kiệm chi phí hơn so với phong cách cổ điển hoặc công nghiệp do yêu cầu vật liệu và trang trí khác nhau. Phong cách thiết kế không chỉ quyết định thẩm mỹ mà còn ảnh hưởng đến nhận diện thương hiệu, tạo ấn tượng với khách hàng.

Bố trí nội thất hợp lý: Khi đã lựa chọn được phong cách thiết kế, bạn cần đưa ra phương án bố trí nội thất để tối ưu không gian sử dụng, đảm bảo sự thoải mái cho khách hàng và thuận tiện cho nhân viên. Bạn cần xác định vị trí quầy pha chế, khu vực ngồi, quầy thu ngân và lối đi sao cho hợp lý. Một sơ đồ bố trí khoa học sẽ giúp tăng hiệu suất phục vụ, tạo cảm giác rộng rãi ngay cả với quán có diện tích nhỏ.

Lựa chọn vật liệu nội thất: Bạn cần lựa chọn vật liệu và đồ nội thất phù hợp với ngân sách. Chẳng hạn, bàn ghế gỗ tự nhiên sẽ có chi phí cao hơn gỗ công nghiệp, nhưng độ bền lại tốt hơn. 

Tham khảo ý kiến từ kiến trúc sư: Nếu không có kinh nghiệm trong việc thiết kế và thi công, bạn nên tham khảo ý kiến của các kiến trúc sư. Điều này giúp hạn chế sai sót trong quá trình thực hiện, tránh việc chỉnh sửa tốn kém và kiểm soát chi phí hiệu quả hơn. Một kế hoạch chi tiết sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tối ưu ngân sách và đảm bảo quán cafe có thiết kế chuyên nghiệp, thu hút khách hàng.

4. Bước 3: Tính toán chi phí thi công nội thất và trang thiết bị

Tính toán kỹ chi phí thi công nội thất và trang thiết bị sẽ giúp chủ quán tối ưu ngân sách, tránh phát sinh không cần thiết và có sự chuẩn bị tài chính hợp lý trước khi mở quán.

4.1. Các hạng mục thi công quan trọng

Chi phí thi công quán cafe phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó các hạng mục thi công cơ bản thường bao gồm:

• Xây dựng cơ bản: Cải tạo mặt bằng, lát sàn, làm trần, xây vách ngăn.
• Sơn sửa: Lựa chọn màu sắc phù hợp với phong cách quán, sử dụng sơn chống ẩm nếu cần.
• Hệ thống điện, nước: Đảm bảo chiếu sáng, hệ thống ổ cắm điện, đường ống nước phù hợp với khu vực pha chế.
• Hệ thống hút mùi, điều hòa: Đặc biệt quan trọng đối với quán cafe trong nhà, giúp không gian thông thoáng, thoải mái cho khách hàng.

4.2. Chi phí nội thất

Nội thất quyết định đến trải nghiệm khách hàng và cần được đầu tư hợp lý:

• Bàn ghế: Giá dao động từ 500.000 – 3.000.000 VND/bộ tùy chất liệu và kiểu dáng.
• Quầy bar: Dao động từ 5 – 20 triệu VND tùy theo kích thước và vật liệu sử dụng.
• Kệ trưng bày: Dùng để đặt nguyên liệu, đồ trang trí, có thể làm bằng gỗ công nghiệp để tiết kiệm chi phí.
• Đèn trang trí: Giá đèn thả dao động từ 300.000 – 1.500.000 VND/chiếc, tùy vào phong cách và kích thước.

4.3. Trang thiết bị pha chế

Để đảm bảo chất lượng đồ uống và quy trình pha chế nhanh chóng, quán cafe cần đầu tư vào các thiết bị như:

• Máy pha cafe: Từ 20 – 100 triệu VND tùy vào công suất và thương hiệu.
• Máy xay cafe: Giá dao động từ 2 – 10 triệu VND.
• Tủ lạnh bảo quản nguyên liệu: Từ 5 – 15 triệu VND.
• Dụng cụ pha chế: Bình lắc, ca đánh sữa, ly đong… từ 500.000 – 3.000.000 VND cho một bộ đầy đủ.

4.4. So sánh giữa việc sử dụng đồ mới và đồ cũ

Việc lựa chọn đồ mới hay đồ cũ phụ thuộc vào ngân sách và chất lượng mong muốn:

• Mua mới: Đảm bảo chất lượng, bảo hành lâu dài nhưng chi phí cao hơn.
• Mua đồ cũ: Tiết kiệm 20-50% chi phí nhưng cần kiểm tra kỹ để tránh mua phải hàng kém chất lượng.

Ví dụ, nếu mua một bộ bàn ghế mới giá 2 triệu VND/bộ, quán cần 10 bộ thì tổng chi phí là 20 triệu VND. Nếu mua bàn ghế cũ với giá 1,2 triệu VND/bộ, chi phí chỉ còn 12 triệu VND, giúp tiết kiệm 8 triệu VND. Tương tự, nếu mua máy pha cafe cũ khoảng 50 triệu thay vì máy mới 80 triệu, quán có thể tiết kiệm 30 triệu VND.

5. Bước 4: Dự trù các chi phí phát sinh

Trong quá trình thiết kế và thi công quán cafe, nhiều chủ quán thường tập trung vào chi phí chính như nội thất, thiết bị pha chế mà bỏ qua các khoản chi phí phát sinh. Nếu không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, những khoản chi này có thể ảnh hưởng đến dòng tiền và khiến kế hoạch khai trương bị trì hoãn.

5.1. Các chi phí thường bị bỏ qua

Một số khoản chi phí quan trọng nhưng thường bị lãng quên bao gồm:

• Giấy phép kinh doanh: Tùy theo loại hình kinh doanh, chi phí đăng ký giấy phép có thể dao động từ 1 – 3 triệu VND. Nếu quán có phục vụ rượu bia, cần thêm giấy phép kinh doanh đồ uống có cồn.
• Phí thuê mặt bằng & cọc tiền nhà: Nếu thuê mặt bằng, chủ quán thường phải đặt cọc 2 – 3 tháng tiền thuê. Ví dụ, nếu tiền thuê 15 triệu VND/tháng, tiền cọc có thể lên tới 30 – 45 triệu VND.
• Chi phí hoàn công & cải tạo mặt bằng: Nếu thuê nhà thô hoặc quán cũ cần sửa chữa, chi phí này có thể chiếm từ 10 – 30% tổng ngân sách.

5.2. Chi phí vận hành ban đầu

Ngoài chi phí đầu tư ban đầu, quán cũng cần có ngân sách để vận hành trong những tháng đầu tiên:

• Lương nhân viên: Nếu thuê 3 nhân viên với mức lương 6 triệu VND/người, tổng lương mỗi tháng sẽ là 18 triệu VND.
• Nguyên vật liệu: Bao gồm cà phê, trà, sữa, đường, topping… cần chuẩn bị ít nhất 10 – 20 triệu VND để đảm bảo nguồn nguyên liệu ổn định.
• Chi phí marketing: Để thu hút khách hàng, quán cần đầu tư vào quảng cáo Facebook, chụp ảnh menu, chạy chương trình khuyến mãi, với ngân sách trung bình từ 5 – 15 triệu VND trong giai đoạn khai trương.

5.3. Dự phòng ngân sách để tránh bị động

Việc thi công quán cafe thường phát sinh nhiều chi phí ngoài dự kiến, vì vậy chủ quán cần chuẩn bị một khoản dự phòng, chiếm khoảng 10 – 20% tổng ngân sách. Một số tình huống có thể khiến chi phí đội lên bao gồm:

• Thời gian thi công kéo dài: Nếu kế hoạch chậm hơn dự kiến, chi phí nhân công và tiền thuê mặt bằng có thể tăng lên.
• Thiếu hụt nguyên vật liệu: Nếu giá nguyên vật liệu thay đổi hoặc nguồn cung bị gián đoạn, quán có thể phải mua hàng với giá cao hơn.
• Các phát sinh khác: Ví dụ như thay đổi thiết kế vào phút chót, sửa chữa hệ thống điện nước, bổ sung thiết bị chưa có trong dự toán ban đầu.

Ví dụ, nếu ngân sách dự kiến để mở quán là 300 triệu VND, chủ quán nên có ít nhất 30 – 60 triệu VND dự phòng để không bị động khi phát sinh chi phí. Việc lập kế hoạch chi tiết và có phương án dự phòng sẽ giúp quán cafe vận hành trơn tru ngay từ những ngày đầu khai trương.

6. Bước 5: Lập bảng tổng hợp chi phí và tối ưu ngân sách

Sau khi xác định đầy đủ các khoản chi phí thiết kế, thi công và vận hành ban đầu, bước cuối cùng là lập bảng tổng hợp chi phí và tìm cách tối ưu ngân sách. Điều này giúp chủ quán có cái nhìn tổng quan, tránh bội chi và đảm bảo quán vận hành ổn định sau khai trương.

6.1. Cách lập bảng chi phí chi tiết theo từng hạng mục

Để quản lý tài chính hiệu quả, bạn nên chia chi phí thành từng nhóm cụ thể:

• Chi phí mặt bằng bao gồm tiền cọc và thuê nhà (thường dao động từ 30 đến 45 triệu đồng cho 2-3 tháng tiền cọc) cùng với chi phí sửa chữa, cải tạo mặt bằng (chiếm khoảng 10 – 30% tổng ngân sách).
• Chi phí thiết kế và thi công gồm chi phí thuê đơn vị thiết kế nội thất (khoảng 10 – 20 triệu đồng), chi phí thi công nội thất (dao động từ 80 đến 200 triệu đồng), hệ thống điện, nước, hút mùi, điều hòa (từ 15 đến 50 triệu đồng).
• Chi phí trang thiết bị bao gồm bàn ghế, quầy bar, kệ trưng bày (từ 50 đến 100 triệu đồng), đèn trang trí, đồ decor (từ 10 đến 30 triệu đồng), cùng với máy pha cafe, máy xay cafe, tủ lạnh, các dụng cụ pha chế khác (từ 50 đến 150 triệu đồng).
• Chi phí vận hành ban đầu thường bao gồm lương nhân viên trong 1-3 tháng (dao động từ 20 đến 60 triệu đồng), nguyên vật liệu đầu vào (từ 10 đến 20 triệu đồng), và ngân sách marketing khai trương (từ 5 đến 15 triệu đồng).

Ngoài ra, chủ quán nên dự trù một khoản chi phí phát sinh từ 10 đến 20% tổng ngân sách để tránh bị động khi có vấn đề ngoài dự kiến.

6.2. Kinh nghiệm tối ưu ngân sách

Để tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo chất lượng, bạn có thể áp dụng một số mẹo tối ưu ngân sách sau:

• Tìm nhà cung cấp phù hợp: So sánh giá từ nhiều đơn vị trước khi quyết định mua nội thất, thiết bị. Ưu tiên các nhà cung cấp có chính sách bảo hành và hỗ trợ lắp đặt.
• Tận dụng nguồn lực sẵn có: Nếu có thể, bạn có thể tận dụng bàn ghế cũ, đồ decor có sẵn hoặc mua lại từ các quán cafe thanh lý để giảm chi phí đầu tư ban đầu.
• Chọn thiết kế tối giản nhưng hiệu quả: Không nhất thiết phải đầu tư quá nhiều vào trang trí cầu kỳ, chỉ cần quán có phong cách riêng, bố trí hợp lý và tạo cảm giác thoải mái cho khách hàng.

6.3. Tính toán dòng tiền để đảm bảo quán vận hành ổn định

Ngoài chi phí đầu tư ban đầu, chủ quán cần tính toán dòng tiền để đảm bảo quán có thể hoạt động ổn định trong 3 – 6 tháng đầu. Một số lưu ý quan trọng gồm:

• Không dồn hết vốn vào thi công: Cần giữ lại ít nhất 20 – 30% ngân sách để chi trả cho vận hành, quảng cáo, nguyên vật liệu.
• Dự báo doanh thu và chi phí hàng tháng: Dựa trên số lượng khách dự kiến, giá bán trung bình để tính toán dòng tiền. Ví dụ, nếu mỗi ngày quán bán 100 ly cafe với giá trung bình 40.000 VNĐ, doanh thu tháng sẽ vào khoảng 120 triệu VNĐ.
• Theo dõi và điều chỉnh chi phí: Trong 1 – 2 tháng đầu khai trương, cần theo dõi các khoản chi để kịp thời điều chỉnh nếu có phát sinh ngoài dự kiến.

Bằng cách lập kế hoạch tài chính chặt chẽ và tối ưu chi phí ngay từ đầu, chủ quán sẽ tránh được áp lực tài chính và đảm bảo quán cafe hoạt động hiệu quả ngay sau khai trương.

Kết luận

Xác định chi phí thiết kế và thi công quán cafe một cách khoa học sẽ giúp bạn tránh được những rủi ro tài chính, tối ưu ngân sách và đảm bảo quán hoạt động hiệu quả ngay từ khi khai trương. Việc lập kế hoạch chi tiết, tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp và dự trù các khoản chi phát sinh là những yếu tố quan trọng để quán cafe vận hành ổn định trong thời gian dài. Hy vọng bài viết này đã giúp bạn có cái nhìn tổng quan và biết cách kiểm soát ngân sách hợp lý để biến ý tưởng kinh doanh cafe của mình thành hiện thực.