Nhiều chủ khách sạn nhìn báo cáo cuối tháng thấy doanh thu vẫn có, khách vẫn vào, phòng vẫn bán, nhà hàng vẫn hoạt động, nhưng lợi nhuận lại không rõ ràng. Nguyên nhân không hẳn do ít khách, mà có thể đến từ những lỗi vận hành âm thầm mỗi ngày.
Dưới đây là 5 lỗi phổ biến khiến khách sạn có nhà hàng bị thất thoát doanh thu.
1. Lễ tân và nhà hàng không đồng bộ thông tin khách
Đây là lỗi rất thường gặp ở khách sạn nhỏ và vừa. Khách đặt phòng có bao gồm ăn sáng, nhưng bộ phận nhà hàng không nắm rõ. Có khách đã trả tiền combo phòng + ăn, nhưng khi xuống nhà hàng lại bị tính nhầm. Ngược lại, có khách không nằm trong gói ăn sáng nhưng vẫn được phục vụ miễn phí vì nhân viên không kiểm tra được thông tin.
Nếu mỗi bộ phận dùng một file riêng hoặc ghi chép bằng tay, việc sai lệch là khó tránh khỏi.
Hậu quả là khách sạn có thể mất tiền ở những khoản nhỏ như suất ăn sáng, nước uống, phụ thu trẻ em, gọi thêm món. Một ngày thất thoát ít, nhưng cộng cả tháng sẽ thành con số đáng kể.
Giải pháp là cần có hệ thống quản lý PMS khách sạn kết nối thông tin đặt phòng với dịch vụ F&B, để lễ tân và nhà hàng cùng nhìn một dữ liệu thống nhất.
2. Không ghi nhận đầy đủ doanh thu phát sinh từ F&B
Khách lưu trú thường phát sinh thêm nhiều khoản ngoài tiền phòng như gọi đồ ăn, nước uống, giặt là, minibar, phụ thu check-in sớm, check-out muộn hoặc phục vụ tại phòng.
Nếu nhân viên ghi giấy, nhắn Zalo nội bộ hoặc nhớ rồi tính sau, nguy cơ bỏ sót rất cao. Đặc biệt vào giờ cao điểm, nhân viên lễ tân và nhà hàng đều bận, các khoản nhỏ dễ bị quên.
Ví dụ, khách gọi thêm 2 chai nước, 1 phần mì xào, 1 phần cà phê. Nếu không nhập ngay vào hệ thống, khi khách trả phòng có thể không được cộng vào hóa đơn. Đây chính là kiểu thất thoát doanh thu nhà hàng khách sạn rất khó phát hiện.
Một phần mềm quản lý tốt cần cho phép ghi nhận dịch vụ phát sinh ngay theo từng phòng, từng khách, từng hóa đơn. Khi khách trả phòng, toàn bộ chi phí phòng và F&B phải được tổng hợp rõ ràng.
3. Không kiểm soát được món tặng, món hủy, món sửa bill
Trong vận hành nhà hàng khách sạn, không phải thất thoát nào cũng đến từ khách. Một phần thất thoát có thể đến từ nội bộ nếu không kiểm soát tốt quyền thao tác.
Các tình huống thường gặp gồm:
- Nhân viên tự ý giảm giá cho khách quen.
- Món đã bán nhưng lại sửa bill.
- Món bị hủy nhưng bếp vẫn làm.
- Đồ uống xuất ra nhưng không có trên hóa đơn.
- Khách dùng dịch vụ nhưng được ghi là “tặng”.
Nếu chủ khách sạn không có báo cáo chi tiết, rất khó biết khoản nào là ưu đãi thật, khoản nào là sai sót, khoản nào là thất thoát.
Với mô hình khách sạn có nhà hàng, cần phân quyền rõ ràng: ai được tạo hóa đơn, ai được giảm giá, ai được hủy món, ai được chốt doanh thu. Mỗi thao tác nên có lịch sử ghi nhận để quản lý kiểm tra lại khi cần.
4. Báo cáo phòng và báo cáo nhà hàng bị tách rời
Nhiều khách sạn đang quản lý phòng bằng một cách, nhà hàng bằng một cách khác. Cuối ngày, lễ tân báo cáo doanh thu phòng, nhà hàng báo cáo doanh thu ăn uống, kế toán tự tổng hợp lại.
Cách làm này vẫn chạy được, nhưng rất dễ sai khi số lượng giao dịch tăng lên. Chỉ cần lệch một bill, thiếu một khoản thanh toán hoặc ghi nhầm hình thức tiền mặt/chuyển khoản là báo cáo cuối ngày không còn chính xác.
Nguy hiểm hơn, chủ khách sạn không nhìn được bức tranh tổng thể:
- Hôm nay doanh thu phòng bao nhiêu?
- Doanh thu nhà hàng bao nhiêu?
- Khách lưu trú có dùng thêm F&B không?
- Phòng nào phát sinh nhiều dịch vụ nhất?
- Nhân viên ca nào tạo doanh thu tốt?
- Khoản nào chưa thu tiền?
Nếu không có báo cáo tức thì, chủ khách sạn chỉ biết tình hình sau khi mọi việc đã xảy ra. Khi phát hiện thất thoát thì thường đã muộn.
5. Chủ khách sạn không xem được doanh thu từ xa
Một lỗi rất lớn trong vận hành khách sạn có nhà hàng là chủ phải phụ thuộc hoàn toàn vào báo cáo của nhân viên. Khi không có mặt tại khách sạn, chủ không biết hôm nay bán được bao nhiêu phòng, nhà hàng thu được bao nhiêu, tiền mặt còn bao nhiêu, chuyển khoản bao nhiêu, khách nào chưa thanh toán.
Điều này đặc biệt rủi ro với khách sạn gia đình, khách sạn mini, homestay hoặc mô hình có nhiều người cùng quản lý.
Quản lý hiện đại không nên chỉ dựa vào niềm tin. Chủ khách sạn cần có công cụ để xem báo cáo doanh thu theo thời gian thực ngay trên điện thoại. Khi có dữ liệu rõ ràng, việc kiểm soát nhân sự, kiểm soát doanh thu và giảm thất thoát sẽ dễ hơn rất nhiều.
Khách sạn có nhà hàng nên quản lý thế nào để hạn chế thất thoát?
Muốn giảm thất thoát doanh thu nhà hàng khách sạn, chủ cơ sở nên bắt đầu từ 4 việc quan trọng:
Thứ nhất, đồng bộ dữ liệu đặt phòng, khách lưu trú và dịch vụ F&B trên cùng một hệ thống.
Thứ hai, mọi phát sinh của khách phải được ghi nhận ngay theo phòng hoặc theo hóa đơn.
Thứ ba, phân quyền nhân viên rõ ràng, đặc biệt với các thao tác giảm giá, hủy món, sửa bill, ghi nợ hoặc thanh toán.
Thứ tư, chủ khách sạn cần xem được báo cáo doanh thu từ xa, bao gồm doanh thu phòng, doanh thu nhà hàng, công nợ, tiền mặt, chuyển khoản và tình trạng phòng.
Đây là lý do các khách sạn hiện nay nên sử dụng PMS khách sạn kết hợp quản lý F&B thay vì chỉ dùng sổ tay hoặc Excel.
Gợi ý phần mềm cho khách sạn có nhà hàng: khachsanso.vn
Nếu anh/chị đang vận hành khách sạn, nhà nghỉ, homestay có kèm nhà hàng hoặc dịch vụ ăn uống, có thể tham khảo khachsanso.vn.
Khachsanso.vn là phần mềm quản lý khách sạn giúp chủ cơ sở kiểm soát phòng, đặt phòng, doanh thu và báo cáo ngay trên điện thoại. Phần mềm phù hợp với khách sạn nhỏ và vừa, đặc biệt là những nơi muốn giảm phụ thuộc vào sổ sách, Excel và báo cáo thủ công.
Một số điểm hữu ích cho khách sạn có nhà hàng:
- Quản lý sơ đồ phòng rõ ràng.
- Theo dõi tình trạng phòng trống, phòng đang ở, phòng sắp trả.
- Ghi nhận doanh thu và phát sinh dịch vụ.
- Xem báo cáo doanh thu từ xa.
- Hỗ trợ quản lý trên nền tảng cloud.
- Phù hợp với khách sạn gia đình, nhà nghỉ, homestay, khách sạn mini.
- Có thể kết hợp website booking và Zalo Mini App để tăng kênh bán phòng.
Với khách sạn có nhà hàng, điều quan trọng không chỉ là bán được nhiều phòng hay nhiều món ăn, mà là phải biết tiền đang đi đâu, khoản nào đã thu, khoản nào còn thiếu và bộ phận nào đang tạo ra doanh thu.
Nếu vẫn đang quản lý bằng sổ tay, Excel hoặc nhắn tin nội bộ, thất thoát nhỏ mỗi ngày có thể trở thành thất thoát lớn mỗi tháng.
Khachsanso.vn giúp chủ khách sạn quản lý gọn hơn, xem báo cáo nhanh hơn và kiểm soát doanh thu tốt hơn ngay cả khi không có mặt tại khách sạn.
Kết luận
Khách sạn có nhà hàng là mô hình có nhiều tiềm năng tăng doanh thu, nhưng cũng dễ thất thoát nếu quy trình vận hành không rõ ràng. Những lỗi như không đồng bộ thông tin khách, bỏ sót dịch vụ phát sinh, sửa bill không kiểm soát, báo cáo tách rời và chủ không xem được doanh thu từ xa đều có thể làm lợi nhuận bị hao hụt.
Để vận hành hiệu quả hơn, khách sạn nên dùng phần mềm quản lý PMS kết hợp theo dõi F&B, giúp mọi dữ liệu được ghi nhận rõ ràng, minh bạch và dễ kiểm tra.
Quản lý tốt không phải để làm khó nhân viên, mà để bảo vệ doanh thu cho chính khách sạn.