Khi người Việt quyết định mở nhà hàng tại Nhật hay quán cafe tại Nhật, không chỉ món ăn ngon, không gian thu hút mới quyết định thành công, mà pháp lý chính là nền tảng bắt buộc để mọi dự án F&B hoạt động hợp pháp. Nhiều chủ đầu tư thường xem nhẹ bước này hoặc chủ quan vì tưởng rằng thủ tục giấy tờ chỉ là hình thức, dẫn đến phải tốn nhiều thời gian, chi phí sửa đổi và thậm chí bị đình trệ. Trong bài viết này hãy cùng chúng tôi tìm hiều những vấn đề pháp lý quan trọng khi mở nhà hàng, quán cafe tại Nhật Bản
Các vấn đề pháp lý người Việt thường gặp khi mở nhà hàng, quán cafe tại Nhật
1. Giấy phép kinh doanh và đăng ký ngành nghề
Mở nhà hàng tại Nhật không đơn giản như tại Việt Nam. Người Việt cần đăng ký giấy phép kinh doanh (開業届, Kaigyō Todoke) với cơ quan thuế địa phương, đồng thời xác định ngành nghề kinh doanh dịch vụ ăn uống chính xác. Một lỗi phổ biến là khai sai loại hình kinh doanh, dẫn đến cơ quan chức năng từ chối hồ sơ hoặc yêu cầu chỉnh sửa nhiều lần.
Ngoài ra, nếu mặt bằng không phù hợp với loại hình đã đăng ký, bạn sẽ phải tìm mặt bằng mới hoặc điều chỉnh giấy phép, tốn kém chi phí và thời gian. Đây là lý do KenDesign khuyên khách hàng nên bắt đầu từ việc khảo sát mặt bằng kỹ lưỡng, kết hợp tư vấn từ chuyên gia am hiểu pháp luật Nhật.
2. Giấy phép vệ sinh thực phẩm
Một trong những điều kiện bắt buộc là giấy phép vệ sinh thực phẩm (食品衛生責任者, Shokuhin Eisei Sekininsha). Mỗi nhà hàng, quán cafe phải đảm bảo rằng nhân viên quản lý trực tiếp đã được đào tạo về vệ sinh thực phẩm và được cấp chứng nhận.
Ngoài ra, cơ sở kinh doanh phải đáp ứng các yêu cầu vệ sinh cơ sở vật chất như khu bếp, bồn rửa, hệ thống xử lý rác thải và thông gió. Nếu không đạt chuẩn, hồ sơ sẽ bị từ chối, dẫn đến việc phải sửa chữa hoặc nâng cấp cơ sở vật chất, gây tăng chi phí đầu tư.
KenDesign hỗ trợ chủ đầu tư bằng cách đưa ra bản thiết kế bếp, khu chuẩn bị và lối đi phù hợp chuẩn vệ sinh Nhật, giúp việc xin giấy phép thuận lợi hơn.
3. Quy chuẩn PCCC và an toàn
Tất cả các nhà hàng, quán cafe tại Nhật đều phải tuân thủ quy chuẩn phòng cháy chữa cháy (PCCC). Từ lối thoát hiểm, số lượng bình chữa cháy, vị trí bồn rửa tay đến hệ thống báo cháy đều phải đáp ứng tiêu chuẩn. Nhiều chủ quán Việt gặp khó khăn vì các bản vẽ PCCC địa phương phức tạp, không thể tự đọc hay hiểu hết các thuật ngữ kỹ thuật.
KenDesign đảm nhận việc tích hợp PCCC vào bản thiết kế, đồng thời phối hợp với cơ quan chức năng để hồ sơ đạt chuẩn ngay từ đầu, tránh phát sinh sửa đổi sau này.
4. Bản vẽ kỹ thuật và thiết kế không gian
Một trong những rủi ro lớn nhất là bản vẽ kỹ thuật không đạt chuẩn, đặc biệt với các quán cafe hoặc nhà hàng theo phong cách Việt. Những chi tiết như chiều cao trần, lối đi, vị trí bếp, chậu rửa, quầy bar đều phải đúng theo quy định Nhật. Sai sót nhỏ trong bản vẽ có thể khiến hồ sơ xin phép bị từ chối.
KenDesign cung cấp dịch vụ thiết kế F&B chuẩn quốc tế, đồng thời đảm bảo các bản vẽ tuân thủ quy định Nhật Bản, giúp chủ đầu tư tránh vướng mắc pháp lý.
5. Khác biệt văn hóa và ngôn ngữ
Thủ tục pháp lý tại Nhật đều bằng tiếng Nhật, với nhiều thuật ngữ chuyên ngành khó hiểu. Chủ đầu tư người Việt nếu tự làm hồ sơ sẽ phải thuê dịch thuật hoặc tự dịch, dễ dẫn đến lỗi dịch, thiếu giấy tờ hoặc nhầm lẫn thông tin.
KenDesign đóng vai trò cầu nối giữa chủ quán và cơ quan chức năng, hỗ trợ dịch thuật chính xác và hướng dẫn điền hồ sơ đúng cách, đảm bảo thủ tục diễn ra suôn sẻ.
>>> Xem thêm: 5 khó khăn bạn cần biết khi mở nhà hàng, quán cafe tại Nhật Bản
Những lỗi phổ biến khi làm thủ tục pháp lý
Một số lỗi mà người Việt thường mắc phải khi làm thủ tục mở quán tại Nhật bao gồm:
- Bản vẽ không chuẩn: Sai kích thước, vị trí bếp, lối thoát hiểm, hệ thống thoát khí
- Thiếu giấy phép vệ sinh hoặc PCCC: Dẫn đến việc bị yêu cầu dừng thi công hoặc sửa đổi.
- Hồ sơ dịch thuật không chính xác: Thuê dịch thuật không chuyên ngành khiến cơ quan thẩm quyền từ chối hồ sơ.
- Chọn sai loại hình kinh doanh: Khai báo ngành nghề không đúng loại hình quán cafe hoặc nhà hàng, dẫn đến việc xin giấy phép thất bại.
- Quản lý từ xa thiếu giám sát: Khi chủ quán không có mặt, việc chỉnh sửa và nộp hồ sơ có thể sai sót, gây lãng phí thời gian và chi phí.
Những lỗi này thường dẫn đến việc tăng chi phí, kéo dài thời gian và áp lực tâm lý cho chủ quán.
Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ từ xa với KenDesign
KenDesign cung cấp giải pháp từ xa hoàn chỉnh, giúp chủ đầu tư người Việt xử lý mọi vấn đề pháp lý khi mở nhà hàng hoặc quán cafe tại Nhật. Quy trình bao gồm:
- Khảo sát và tư vấn loại hình kinh doanh: Xác định loại hình quán, diện tích, công năng phù hợp với quy định Nhật.
- Thiết kế bản vẽ kỹ thuật chuẩn pháp lý: Bao gồm PCCC, vệ sinh thực phẩm, bố trí bếp và lối đi.
- Chuẩn bị hồ sơ pháp lý đầy đủ: Giấy phép kinh doanh, chứng nhận vệ sinh thực phẩm, hợp đồng thuê mặt bằng, bản vẽ PCCC, dịch thuật chính xác.
- Hỗ trợ nộp hồ sơ và theo dõi tiến độ: Kết nối trực tiếp với cơ quan thẩm quyền, đảm bảo hồ sơ được phê duyệt nhanh chóng.
- Giám sát thi công và nghiệm thu: Đảm bảo không gian thi công đúng bản vẽ, tránh sai sót phát sinh sau khi cấp phép.
Với quy trình này, KenDesign giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý, tiết kiệm chi phí và thời gian cho chủ quán người Việt, đồng thời tạo ra không gian F&B chuẩn Việt nhưng hợp pháp tại Nhật.
Nếu bạn đang lên kế hoạch mở nhà hàng hay quán cafe tại Nhật, đừng bỏ qua bước chuẩn bị pháp lý. Hãy liên hệ KenDesign ngay hôm nay để được tư vấn chi tiết, từ thiết kế chuẩn Việt đến giấy phép hợp pháp, giúp bạn hiện thực hóa giấc mơ F&B nơi xứ người một cách suôn sẻ.
>>> Xem thêm: 9 cách tối ưu chi phí cho người Việt khi mở nhà hàng tại Nhật Bản