Kinh doanh quán cafe hiện nay đang là loại hình kinh doanh phổ biến được rất nhiều nhà đầu tư lựa chọn để khởi nghiệp. Việc đầu tư mở một quán cafe đã gian nan thì để quản lý quán cafe đi vào hoạt động tốt sẽ càng khó hơn. Vì vậy bất kỳ quán cafe hay cơ sở kinh doanh nào muốn hoạt động hiệu quả đều cần phải có một sơ đồ quản lý quán cafe rõ ràng. Vậy sơ đồ quản lý quán cafe là gì? Sơ đồ quản lý quán cafe bao gồm những bộ phận nào, hãy cùng tìm hiểu rõ hơn qua bài viết dưới đây nhé!
1. Sơ đồ quản lý quán cafe là gì
Công việc quản lý nói chung hay quản lý quán cà phê nói riêng là người sẽ chịu trách nhiệm quản lý hoạt động của toàn kinh doanh diễn ra và các nhân viên làm việc tại cửa hàng, nhằm theo dõi đảm bảo doanh số và không ngừng phát triển gia tăng sự hài lòng của khách hàng.
Sơ đồ quản lý quán cafe là hệ thống tổ chức bao gồm những chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong quán cafe giúp người quản lý có thể dễ dàng trong việc quản lý các hoạt động kinh doanh cũng như nơi làm việc của các nhân viên trong cửa hàng.
2. Các bộ phận trong sơ đồ quản lý quán cafe
Mỗi vị trí bộ phận trong quán cà phê đều có nhiệm vụ và công việc riêng, thế nhưng chúng lại lại có mối liên kết chặt chẽ đến nhau và cùng tạo thành một khối vận hành quán cafe trơn chu. Dưới đây nhiệm vụ chi tiết của những bộ phận để giúp bạn hiểu hơn về sơ đồ quản lý quán cafe.
2.1. Quản lý quán cafe
Vị trí quan trọng hàng đầu trong sơ đồ quản lý quán cafe đó là Người quản lý, một người quản lý giỏi sẽ mang đến thành công trong việc kinh doanh quán cà phê. Đây là vị trí quan trọng đòi hỏi cần có sự tận tâm, hiểu rõ công việc kinh doanh của quán mình từ đó biết mình cần gì và phải làm như thế nào.
Nhiệm vụ của người quản lý đó là nghiên cứu những chiến lược về đồ uống, món ăn, bên cạnh việc xây dựng tổ chức, điều hành nhân viên sao cho hoạt động hiệu quả để đạt được những mục tiêu đề ra từ doanh thu. Bên cạnh đó người quản lý cần phải nắm rõ kiến thức, cũng như chuyên môn nghiệp vụ của từng bộ phận nhiệm vụ nhân viên, từ đó đưa ra những giải pháp, cách thức tổ chức sao cho phù hợp. Ngoài ra cần tạo lập mối quan hệ tốt với những nguồn cung cấp nguyên vật liệu đảm bảo đàm phán thuận lợi.
2.2. Nhân viên thu ngân
Vị trí nhân viên thu ngân trong sơ đồ quản lý quán cafe phải có khả năng giao tiếp tốt luôn trong trạng thái niềm nở vui vẻ khi tiếp đón khách hàng. Đồng thời vị trí này còn đảm nhận nhiều vị trí khác như sắp xếp hàng hóa, làm sạch dọn sạch cửa hàng, hỗ trợ phục vụ khách hàng,..
Ngày nay các phần mềm quản lý bán hàng được ứng dụng rất nhiều để việc vận hành của quán cà phê trơn tru, vì vậy nhân viên thu ngân đều phải biết sử dụng . Cùng với các thao tác nhập số,, in hóa đơn thuần thục, chính xác, nhanh chóng. Bên cạnh đó phải nắm rõ tất cả các chính sách giá, và các chương trình khuyến mãi để phổ biến đến với khách hàng.
2.3. Nhân viên phục vụ, order
Công việc vị trí phục vụ là bộ phận kết nối với hầu hết các vị trí trong sơ đồ quản lý nhà hàng, công việc chính đó là ghi lại các đồ uống, đồ ăn đi kèm khi khách hàng đến quán. Bên cạnh đó là sắp xếp chỗ cho khách sau đó mang đồ ăn, thức uống đến bạn của họ. Đối với, nhân viên phục vụ, order bắt buộc cần nắm rõ được mọi thứ về thực đơn để có thể tư vấn gợi ý cho khách hàng.
Vì đây là vị trí tiếp xúc trực tiếp xúc với khách hàng nên cần phải giữ thái độ niềm nở, tạo cảm giác ấn tượng, dễ chịu, bởi đây cũng là một trong yếu tố quyết định khách hàng có quay lại quán của bạn trong lần tiếp theo hay không. Đồng thời họ cần nắm chắc các kỹ năng giao tiếp cơ bản như kỹ năng xử lý tình huống khi gặp sự cố và luôn phải giữ thái độ vui vẻ, thân thiện đối với khách hàng.
Do đó, chủ quán hoặc người quản lý cần phải xây dựng bảng nội quy quán cafe nhằm để quản lý hiệu quả nhân viên của quán. Ngoài ra, hiện nay nhiều quán cafe còn sử dụng các phần mềm quản lý quán cafe giúp nhân viên dễ dàng order trên ipad, điện thoại, vừa hạn chế sai sót thông tin vừa thể hiện tính chuyên nghiệp.
2.4. Nhân viên pha chế
Công việc của nhân viên pha chế trong quán cà phê sẽ có kết nối chặt chẽ với nhân viên phục vụ, order, đây chính là nơi thực hiện các order của khách hàng thành đồ uống. Khu vực này luôn phải đảm bảo an toàn thực phẩm. Nhân viên pha chế là người góp ý, trực tiếp chỉnh sửa, chốt menu quán cà phê sao cho thu hút hấp dẫn khách hàng nhất có thể. Là người có kiến thức chuyên môn về các loại đồ uống cách pha chế, tạo ra những thức uống đem lại sự hài lòng cho thực khách.
Đối tượng nhân viên pha chế cần đáp ứng yêu cầu về khả năng tư vấn xử lý tốt các tình huống khách order của khách sao cho phù hợp với yêu cầu như trà chanh không chua, smoothies không đá…. Bên cạnh đó, còn phải nắm chắc các thông tin sản phẩm như hương vị, độ ngọt để tiện tư vấn và sử dụng nữa nhé.
2.5. Nhân viên bảo vệ
Nhân viên bảo vệ phải hiểu rõ tính chất công việc và đặc trưng của quán cà phê để sẵn sàng ứng biến với bất kỳ sự việc nào có thể xảy ra. Bởi quán cà phê là nơi tập trung của rất nhiều thành phần trong xã hội, bên cạnh đó mỗi quán cũng có tính chất khác nhau. Thế nên, mọi thứ đều được trong trạng thái sẵn sàng xử lý, tránh mọi tổn thất trước khi nó diễn ra.
Trên đây là những bộ phận cơ bản quản trọng của sơ đồ quản lý quán cafe mà chúng tôi muốn chia sẻ đến các bạn bắt đầu kinh doanh quán cafe. Hy vọng với thông tin chia sẻ trên sẽ giúp quán cafe của bạn có những kế hoạch phát triển mà thành công.