Sơ đồ tổ chức khách sạn có thể gây những rắc rối ban đầu nếu chủ đầu tư không hiểu rõ về cách phân bổ, cơ cấu cũng như chức năng của từng bộ phận. Ở bài viết dưới đây, Ken Design sẽ giới thiệu chi tiết các vị trí cần có trong sơ đồ tổ chức của khách sạn 5 sao và khách sạn 4 sao, cùng tổng quan về khách sạn 3 sao và 2 sao để chủ đầu tư dễ dàng nắm bắt thông tin.
Sơ đồ tổ chức khách sạn 5 sao
Sơ đồ tổ chức khách sạn 5 sao nhìn chung sẽ được phân cấp thành bộ máy điều hành và bộ phận quản lý. Chủ đầu tư tiếp tục tham khảo dưới đây để hiểu rõ chức năng của từng bộ.
Bộ máy điều hành
Trực thuộc bộ phận điều hành bao gồm vị trí cao nhất là Tổng giám đốc, kế đó là Phó tổng giám đốc và cuối cùng là ban thư ký.
1-Tổng giám đốc
Người nắm giữ vị trí cao nhất là Tổng giám đốc - người chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ các hoạt động kinh doanh của khách sạn. Tổng giám đốc sẽ phải đảm bảo chất lượng dịch vụ tốt nhất cho khách hàng tới trải nhiệm, đồng thời quản lý chất lượng đầu ra của các bộ phận và đảm bảo năng suất làm việc của các bộ phận. Mục tiêu lớn nhất của tổng giám đốc chính là hiệu suất và lợi nhuận.
2-Phó tổng giám đốc
Trong sơ đồ tổ chức khách sạn, Phó tổng giám đốc sẽ trực tiếp hỗ trợ các công việc của Tổng giám đốc và tham gia vào hoạt động điều hành của khách sạn. Phó tổng giám đốc cũng sẽ làm việc nhiều hơn với các phòng ban, trưởng bộ phận để nắm bắt rõ tình hình, theo sát tiến độ công việc và báo cáo lại với tổng giám đốc.
3-Ban thư ký
Ban thư ký thường là cầu nối giữa Tổng giám đốc và toàn bộ phòng ban bên dưới. Các nhiệm vụ chủ yếu mà ban thứ ký phải đảm nhiệm mỗi ngày bao gồm:
Tiếp nhận, xử lý công văn, tài liệu, hồ sơ từ các phòng ban gửi tới để trình Tổng giám đốc phê duyệt
Truyền đạt chính xác thông tin của Tổng giám đốc tới các phòng ban, đồng thời tiếp nhận phản hồi và xử lý tình huống.
Sắp xếp lịch trình và công việc của Tổng giám đốc.
Làm nhiệm vụ ghi chép biên bản cuộc họp.
Lưu trữ và quản lý tài liệu, hồ sơ của Tổng giám đốc.
Bộ phận quản lý
Trong một sơ đồ tổ chức khách sạn 5 sao hoàn chỉnh nhất sẽ có 10 giám đốc chịu trách nhiệm quản lý hoạt động.
1-Giám đốc nhân sự
Giám đốc/ Trưởng phòng nhân sự sẽ quyết định số lượng nhân sự cần thiết để đảm bảo nguồn nhân lực phục vụ cho mục đích kinh doanh của khách sạn. Các chính sách nhân sự và kỷ luật lao động, thi đua khen thưởng đều sẽ do Giám đốc nhân sự đưa ra.
Những vấn đề nội bộ khách sạn cùng cơ quan đoàn thể bên ngoài sẽ do phòng nhân sự xử lý. Giám đốc nhân sự sẽ chịu trách nhiệm chính trong điều phối công việc, lương thưởng, bảo hiểm,...
2-Giám đốc dịch vụ phòng
Với sơ đồ tổ chức khách sạn 5 sao, giám đốc dịch vụ phòng sẽ bao gồm giám đốc bộ phận lễ tân và giám đốc bộ phận buồng phòng.
Giám đốc bộ phận lễ tân: Chịu trách nhiệm điều hành và quản lý công việc của bộ phận lễ tân. Là người trực tiếp đứng ra xử lý các thắc mắc, khiếu nại, yêu cầu hoặc phàn nàn khi khách hàng cần. Phải tuyển chọn, đào tạo và bồi dưỡng nhân sự phòng lễ tân để đảm bảo chất lượng đầu ra công việc.
Giám đốc bộ phận buồng phòng: Chịu trách nhiệm điều hành và quản lý các hoạt động thuộc bộ phận buồng phòng, giải quyết các yêu cầu, khiếu nại của khách hàng, đưa ra các tiêu chuẩn và tuyển chọn nhân viên, đào tạo cho đầu ra đạt chất lượng tốt.
3-Giám đốc kinh doanh tiếp thị
Giám đốc/ Trưởng phòng kinh doanh tiếp thị sẽ phải theo dõi sát sao đầu ra công việc của nhân viên phụ trách khách hàng công ty; nhân viên phụ trách nhà hàng, sự kiện, tiệc; nhân viên phụ trách khách hàng công ty du lịch; nhân viên phụ trách khách hàng trực tuyến; nhân viên Marketing; nhân viên quan hệ khách hàng.
Mỗi giai đoạn phát triển đều cần lập kế hoạch kinh doanh kỹ càng. Giám đốc kinh doanh cũng phải nghiên cứu thị trường, nghiên cứu đối thủ, nghiên cứu khách hàng kỹ lưỡng theo từng thời điểm để đưa ra kế hoạch quản lý doanh số, thúc đẩy doanh thu hợp lý.
4-Giám đốc bộ phận tài chính kế toán
Giám đốc/ Trưởng phòng bộ phận tài chính kế toán là người giám sát, quản lý và chỉ đạo tất cả vấn đề liên quan tới tài chính và kế toán. Các công việc thường nhật bao gồm nghiên cứu và tư vấn chính sách tài chính, kế toán cho ban điều hành, chủ đầu tư. Đồng thời đứng ra đảm nhận công việc phân công nhiệm vụ, đánh giá sát sao khả năng làm việc của các nhân viên trong phòng ban.
Ngoài ra trong sơ đồ tổ chức khách sạn, giám đốc bộ phận tài chính kế toán sẽ phải kiểm soát và ký kết các hợp đồng kinh tế, hợp đồng bán phòng và dịch vụ, hợp đồng cung cấp hàng hóa,...trước khi trình lên Tổng giám đốc.
5-Giám đốc bộ phận kỹ thuật
Giám đốc/ Trưởng phòng kỹ thuật, bảo trì sẽ cần đảm bảo hoạt động trơn tru của các thiết bị và toàn bộ hệ thống, bảo dưỡng định kỳ và bảo trì theo kế hoạch để ngăn ngừa các rủi ro bất ngờ có thể xảy tới. Đồng thời cần có đủ kiến thức để lường trước và cảnh báo mọi rủi ro trong quá trình hoạt động, xây dựng những biện pháp ngăn ngừa sự cố hiệu quả. Trực thuộc bộ phận là kỹ sư điện, nước, thợ sơn/nề, thợ mộc, kỹ sư điện lạnh và kỹ sư nồi hơi.
6-Giám đốc bộ phận ẩm thực
Giám đốc/ Trưởng phòng bộ phận ẩm thực sẽ phải giám sát và trực tiếp quản lý tất cả bộ phận bếp nấu ăn và nhà hàng.
7-Giám đốc bộ phận giải trí
Giám đốc/ Trưởng bộ phận giải trí trong sơ đồ tổ chức khách sạn sẽ quản lý các hoạt động của bộ phận giải trí, bao gồm lên kế hoạch tổ chức thực hiện sự kiện, giám sát công việc của nhân viên trực thuộc bộ phận đảm bảo đúng quy trình, trình tự đạt chuẩn của khách sạn, kiểm tra, giám sát kết quả làm việc của nhân viên.
Để nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên, giám đốc bộ phận giải trí cũng sẽ phải làm công việc bồi dưỡng, đào tạo sát sao. Ngoài ra cần đảm bảo an toàn cho du khách sử dụng dịch vụ tại các khu vực giải trí, quản lý chi phí hợp lý, báo cáo kết quả công việc hàng ngày,...
8-Giám đốc bộ phận an ninh
Bộ phận an ninh bao gồm các vị trí: Trưởng bộ phận an ninh, nhân viên an ninh và nhân viên cứu hộ. Giám đốc bộ phận sẽ chịu trách nhiệm giám sát tất cả hoạt động nhằm đảm bảo an toàn cho khách hàng và tài sản khách sạn. Khi có sự cố phát sinh, giám đốc bộ phận an ninh sẽ là người trực tiếp đại diện để làm việc với cơ quan chức năng và chính quyền địa phương.
9-Giám đốc bộ phận thể thao
Trong sơ đồ tổ chức khách sạn, các khu vực nằm trong sự kiểm soát và quản lý của giám đốc/ trưởng bộ phận thể thao bao gồm sân Golf, phòng thể hình, sân tennis, bể bơi,...
10-Giám đốc IT
Giám đốc IT sẽ có trách nhiệm đảm bảo các hoạt động liên quan tới công nghệ thông tin của khách hàng (mạng, wifi, kết nối,...). Các nhân viên trực thuộc bao gồm trợ lý chính, nhân viên IT, nhân viên quản trị website, nhân viên thiết kế,....
Sơ đồ tổ chức khách sạn 4 sao - Khách sạn công đoàn Việt Nam
Với khách sạn 4 sao, sơ đồ tổ chức cũng sẽ có sự khác biệt ít nhiều trong cả vị trí và nhiệm vụ.
Bộ máy điều hành
Bộ máy điều hành của khách sạn 4 sao vẫn gồm 3 vị trí là tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, cuối cùng là tổ chức lao động tiền lương.
1-Tổng giám đốc công ty
Tổng giám đốc vẫn sẽ có cùng vai trò, bao gồm chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động của khách sạn, lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả, phối hợp các phòng ban để đảm bảo hoạt động có hệ thống đồng bộ, kiểm soát công việc của phó giám đốc cùng mọi phòng ban trong khách sạn.
2-Phó tổng giám đốc
Trực thuộc sơ đồ tổ chức khách sạn, Phó tổng giám đốc thực hiện các kế hoạch theo thống nhất cùng tổng giám đốc, giám sát các phòng ban khắt khe hơn, thay mặt tổng giám đốc để giải quyết các khiếu nại của khách và công việc của từng bộ phận.
3-Tổ chức lao động tiền lương
Lên kế hoạch đánh giá chất lượng công việc đầu ra của nhân viên định kỳ và đề xuất thưởng phạt lên giám đốc, phó tổng giám đốc. Theo dõi sát sao để nâng cao trình độ nghiệp vụ nhân viên liên tục, duy trì đào tạo chuyên sâu và thực hiện các chế độ nghỉ phép, lương thưởng của nhân viên.
Các phòng ban
7 phòng ban trực tiếp quản lý các công việc thuộc lĩnh vực khác nhau bao gồm:
1-Bộ phận giặt là
Nhận đồ giặt là từ tất cả bộ phận khác, bao gồm cả ga trải giường, vỏ chăn, gối, khăn mặt, khăn tắm, rèm cửa từ bộ phận phục vụ khách nghỉ, khăn trải bàn, khăn ăn thuộc bộ phận dịch vụ ăn uống, và tất cả quần áo theo nhu cầu của khách hàng nghỉ tại khách sạn.
2-Bộ phận thị trường
Trực thuộc bộ phận thị trường của sơ đồ tổ chức khách sạn sẽ có nhiệm vụ nghiên cứu xu thế thị trường, đặc điểm đối thủ, chân dung khách hàng, nghiên cứu và ghi chép mọi biến động trên thị trường mục tiêu để đưa ra các đề xuất kịp thời lên cấp trên.
3-Bộ phận dịch vụ ăn uống
Chịu trách nhiệm về nguồn cung lương thực, thực phẩm và đảm bảo đầy đủ đồ dùng, dụng cụ ăn uống, chế biến thực phẩm. 3 tổ chính không thể thiếu trực thuộc bộ phận dịch vụ ăn uống bao gồm:
Tổ bàn
Đảm nhận công việc sắp xếp phòng ăn, phòng đón khách, tiếp nhận yêu cầu gọi món, truyền đạt với tổ bếp và phục vụ khách.
Tổ Bar
Đảm nhận công việc pha chế đồ uống theo menu hoặc theo nhu cầu của khách hàng.
Tổ bếp
Đảm nhận công việc chế biến món ăn sau khi kiểm kê đủ lương thực, thực phẩm. Phục vụ toàn bộ cán bộ công nhân viên lẫn khách hàng.
4-Bộ phận lễ tân
Trong sơ đồ tổ chức khách sạn, bộ phận lễ tân thực hiện công việc đón tiếp khách hàng, giao dịch tiền, tiến hành thủ tục check-in, check-out, phối hợp cùng mọi phòng ban để đảm bảo trải nghiệm hài lòng tối đa của khách hàng.
5-Bộ phận phục vụ khách nghỉ
Chịu trách nhiệm cho mảng lưu trú trong suốt quá trình nghỉ lại của khách hàng.
Tổ kỹ thuật
Thực hiện công việc kiểm tra, bảo trì, bảo dưỡng để đảm bảo trang thiết bị hoạt động trơn tru, không gián đoạn, máy móc luôn ở trạng thái tốt nhất, có biện pháp sửa chữa và thay thế khẩn cấp khi có sự cố xảy ra.
Tổ làm sạch
Thực hiện công việc vệ sinh và làm sạch các khu vực công cộng.
Tổ buồng
Thực hiện công việc dọn vệ sinh buồng phòng ngày khách check-out và xuyên suốt thời gian lưu trú của khách hàng, phục vụ và theo sát tình hình của khách hàng.
6-Phòng kế toán
Trong sơ đồ tổ chức khách sạn, phòng kế toán quản lý toàn bộ các khoản thu chi để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả, hạch toán kỹ lưỡng và báo cáo định kỳ với cấp trên.
Kế toán bất động sản
Quản lý công việc thuê, mua và cho thuê bất động sản.
Kế toán kho
Quản lý tình trạng xuất kho, nhập kho, tồn kho của tất cả đồ dùng, máy móc, trang thiết bị.
7-Phòng hành chính tổ chức
Tổng hợp báo cáo từ các bộ phận và trình lên ban điều hành, chịu trách nhiệm tổ chức cuộc họp và giao dịch gặp gỡ cùng đối tác.
8-Bộ phận bảo vệ
Giữ gìn trật tự, đảm bảo an toàn an ninh cho khu vực khách sạn, cán bộ công nhân viên, khách hàng và tài sản.
Sơ đồ tổ chức khách sạn 3 sao
Khái quát chung về sơ đồ tổ chức của khách sạn 3 sao, thông thường có khoảng 50 - 80 phòng lưu trú - nhiều hơn khách sạn 2 sao. Với một khách sạn 3 sao tiêu chuẩn sẽ chuyên môn hóa với các bộ phận, phòng ban rõ ràng:
Đứng đầu là Tổng quản lý/ Giám đốc điều hành
Tiếp đó là Trợ lý/ Quản lý
6 bộ phận tiếp quản công việc sát sao bao gồm Bộ phận lễ tân, Bộ phận buồng phòng, Trưởng bộ phận F&B, Trưởng bộ phận kinh doanh - Marketing, Trưởng bộ phận nhân sự, Trưởng bộ phận tài chính - kế toán.
Sơ đồ tổ chức khách sạn 2 sao
Quy mô khách sạn 2 sao sẽ nhỏ hơn so với khách sạn 3 sao, thông thường có khoảng 20 - 49 phòng lưu trú mỗi khách sạn. Do số lượng hẹp hơn mà số lượng phòng ban quản lý khách sạn 2 sao cũng ít hơn:
Đứng đầu là Giám đốc điều hành
3 bộ phận tiếp quản chính bao gồm: Trưởng bộ phận ẩm thực, Trưởng bộ phận lễ tân, Trưởng bộ phận buồng phòng.
Hy vọng những thông tin chia sẻ trong bài viết đã giúp chủ đầu tư đã hiểu rõ về sơ đồ tổ chức khách sạn 5 sao và 4 sao. Nếu chủ đầu tư cần tư vấn thiết kế chi tiết, đừng ngần ngại liên hệ tới đội ngũ chuyên gia tại Ken Design để nhận giải pháp hoàn hảo phù hợp với mong muốn của bản thân.