Dù là quán cafe kinh doanh độc lập hay một bộ phận trong tổ chức chung như khách sạn, nhà hàng… muốn đảm bảo sự đồng nhất trong hoạt động kinh doanh cũng như quy định công việc cho từng nhân viên liên quan đều cần có người quản lý chịu trách nhiệm điều hành – phân công – hướng dẫn – giám sát toàn bộ hoạt động của quán.
Theo đó, công việc của một quản lý quán cafe sẽ bao gồm những nhiệm vụ cụ thể như sau:
#Điều hành công việc kinh doanh của quán
- Hàng ngày tổ chức buổi họp đầu ca để hướng dẫn, truyền đạt thông tin, nhiệm vụ công việc cho nhân viên
- Phân công nhiệm vụ công việc, vị trí làm việc cho từng nhân viên cụ thể tương ứng và phù hợp
- Trực tiếp hoặc điều động nhân viên hỗ trợ thực hiện công việc khi cần (quán đông khách, thiếu nhân sự…)
- Tiếp nhận và xử lý các sự việc phát sinh liên quan đến quán, khách hàng và nhân viên
- Xây dựng – định hướng kế hoạch hoạt động kinh doanh trong tuần/ tháng/ quý/ năm cho bộ phận cafe - bar và toàn tổ chức (nếu có)
- Phối hợp hoạt động với các bộ phận khác, đảm bảo hoàn thành yêu cầu, chỉ thị của cấp trên.
#Quản lý nhân viên
- Tham gia tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới cho quán
- Tổ chức các buổi hướng dẫn đào tạo nghiệp vụ, kỹ năng làm việc theo tiêu chuẩn nghiệp vụ nghề và của quán
- Đánh giá kết quả đào tạo và thử việc của nhân viên
- Định kỳ đánh giá kết quả làm việc và năng lực của nhân viên – đề xuất khen thưởng hoặc kỷ luật nhân viên liên quan
- Lên kế hoạch tổ chức đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên
#Quản lý tài chính
- Thường xuyên và đột xuất theo dõi để nắm được số tiền hiện có của quán trong ca làm việc
- Trực tiếp theo dõi số lượng tiền TIP trong ca
- Trực tiếp ký và theo dõi việc hủy hóa đơn bán hàng hàng ngày
#Quản lý đặt bàn
- Nắm chính xác lượng khách đặt (số lượng bàn, số lượng khách, thời gian phục vụ, thực đơn, yêu cầu đặt biệt nếu có...) – theo dõi, kiểm tra tiến trình thực hiện của nhân viên
- Trực tiếp lên hợp đồng và trình cấp trên phê duyệt để tổ chức thực hiện
- Phối hợp với bar, bếp (nếu có) lên thực đơn cho quán và thực đơn tiệc
#Quản lý hàng hóa, tài sản của quán
- Chịu trách nhiệm ký duyệt mua thực phẩm, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, trang thiết bị cho quán
- Trực tiếp kiểm tra và ký xác nhận phiếu yêu cầu xuất kho, nhập hàng
- Theo dõi số lượng và chất lượng công cụ dụng cụ của quán – định kỳ kiểm kê để nắm số lượng, giải trình cho cấp trên về số lượng tài sản bị hư hỏng, mất mát
- Tổ chức sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng, bảo hành các loại máy móc, thiết bị của quán – đề xuất hoặc ký quyết định mua mới máy móc, thiết bị nếu cần
#Công việc khác
- Xây dựng cơ chế giám sát và trực tiếp giám sát việc thực hiện công việc theo các tiêu chuẩn nghiệp vụ cho nhân viên
- Định kỳ hoặc đột xuất báo cáo công việc hàng ngày cho cấp trên
- Đề xuất cải tiến các hoạt động kinh doanh của quán
- Thực hiện các công việc khác theo sự chỉ đạo của cấp trên.
Công việc của một quản lý quán cafe là quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh của quán đó
Một nhà quản lý giỏi cần có cả TÂM và TẦM; tức đòi hỏi sự tận tâm và khả năng nắm bắt từng chi tiết liên quan đến hiệu quả hoạt động của quán – nắm vững kiến thức, nghiệp vụ và kỹ năng cần thiết trong công việc để điều hành, hướng dẫn và giám sát nhân viên – có kinh nghiệm quản lý và xây dựng mối quan hệ tốt với không chỉ cấp trên, nhân viên mà cả các nhà cung ứng dịch vụ - có cái nhìn tổng quát và khách quan cho mọi vấn đề, đưa ra các quyết định có tầm ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của quán...